Zo kies je de beste CRM-software voor jouw accountantskantoor

Waarom een modern CRM onmisbaar is (en wat er mis gaat zonder) 

Werk jij bij een accountantskantoor, dan herken je het vast: dossiers die onvolledig zijn, klantinformatie die verspreid staat over Excel, e-mails en losse systemen, of communicatie die makkelijk verdwaalt. Dat vertraagt processen, leidt tot fouten en maakt het lastig om klanten persoonlijk en goed te bedienen.

Klassieke CRM-systemen zijn namelijk vaak intern gericht en ondersteunen vooral facturatie. Ze bieden weinig hulp bij samenwerking met klanten of bij het voldoen aan compliance-eisen.

Een modern CRM doet dat wél.

Het brengt klantdata, communicatie en samenwerking samen op één centrale plek. Daarmee los je veelvoorkomende problemen in één keer op:

• Versnipperde data → alle informatie overzichtelijk bij elkaar.
• Inefficiënte samenwerking → collega’s en klanten werken vanuit hetzelfde platform.
• Compliance-risico’s → dossiers zijn uniform en AVG- en WWFT-proof.
• Tijdverlies en gebrek aan overzicht → workflows en automatisering nemen handmatig werk uit handen én geven real-time inzicht in de voortgang van alle werkzaamheden.

Kortom: met de juiste CRM-software maak je je kantoor efficiënter, schaalbaarder en toekomstbestendig. Maar hoe ontdek je welk pakket het beste bij jouw kantoor past?

Waar moet je op letten bij het kiezen van CRM-software

Het juiste CRM maakt écht het verschil voor je accountantskantoor. Let daarom goed op de volgende vijf punten:

1. 360° klantbeeld. Hiermee staat alle informatie, documenten, communicatie en werkzaamheden overzichtelijk bij elkaar. Zo weet ieder teamlid wat de status is van klantdossiers, zonder eindeloos te zoeken.
2. Integraties met bestaande pakketten. Voorkom dubbele invoer en fouten door naadloze koppeling met boekhoud-, fiscale en salarispakketten. Met goede integraties kun je gewoon blijven werken met de vertrouwde software die je al gebruikt. Hiermee bespaar je tijd, beperk je ‘switching costs’, sluit je CRM helemaal aan op je bestaande werkprocessen en zorg je ervoor dat je klantdata overal op orde is. 
3. Compliance & veiligheid. AVG- en WWFT-ondersteuning, toegangsrechten per rol, automatische dossiervorming en WWFT-screening. Geen losse mailtjes meer, maar direct veilig en volledig compliant werken. Zo weet je zeker dat dossiers compleet zijn en dat je kantoor altijd audit-proof is.
4. Gebruiksvriendelijkheid. Een intuïtieve interface stimuleert adoptie in het hele team. Hoe eenvoudiger, hoe beter.
5. Samenwerking & communicatie. Zowel intern als extern, bijvoorbeeld via een klantportaal en een mobiele appl. Zo blijft alle communicatie centraal en inzichtelijk, ook als een collega ziek of op vakantie is.

Een goed voorbeeld van software dat dit alles combineert, is Mijn Kantoor (dat zijn wij!). Alle interne en klantcommunicatie verloopt via één overzichtelijk platform, volledig gekoppeld aan het klantdossier. Zo raakt geen gesprek verloren en is iedereen altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken.

Stappenplan: zo kies je de beste CRM-software voor jouw accountantskantoor

Nu je weet waar je op moet letten bij een CRM, is het tijd voor het stappenplan om de beste software te kiezen voor jouw kantoor. 

Stap 1: Bepaal de uitdagingen van jouw kantoor

Inventariseer waar je tegenaan loopt: versnipperde data, compliance-druk, inefficiënte samenwerking of gebrek aan real-time grip op de voortgang van processen? Kijk ook welke processen het meest tijdrovend zijn en welke pijnpunten het dagelijks werk van jouw team vertragen.

Stap 2: Maak een lijst van must-have functies

Denk aan klanttijdlijn, documentbeheer, workflows, communicatie en integraties. Vraag je af welke functies je kantoor zouden helpen efficiënter te werken en beter samen te werken met klanten, zoals automatische dossiervorming of klantcommunicatie vanuit één omgeving.

Stap 3: Controleer koppelingen met bestaande software

Een CRM zonder goede integraties levert extra werk op. En dat wil je natuurlijk vermijden. Controleer daarom of je boekhouding-, fiscale en salarispakketten gekoppeld kunnen worden. Mijn Kantoor integreert vrijwel alle accountancy software, onder andere met Nextens, Exact en Twinfield. Zo is handmatig overtypen verleden tijd. 

Stap 4: Test gebruiksvriendelijkheid, adoptie & functionaliteit

Vraag een demo of proefperiode aan om te zien of het systeem logisch is en past bij de dagelijkse praktijk van jouw accountantskantoor. Let op hoe makkelijk dossiers, communicatie en taken te vinden en te beheren zijn, of workflows aansluiten bij jullie processen en of klanten en collega’s eenvoudig hun gegevens kunnen vinden en bijwerken. Onthoud: een gebruiksvriendelijk systeem wordt sneller door het hele team gebruikt.

Stap 5: Controleer compliance & beveiliging

Zorg dat het CRM voldoet aan AVG- en WWFT-eisen, veilige opslag biedt en automatische dossiervorming en toegangsrechten mogelijk maakt. Zo ben je altijd voorbereid op audits en interne controles.

Stap 6: Betrek je team bij de keuze

Organiseer een sessie waarin collega’s wensen en zorgen kunnen delen. Zo voelt iedereen zich betrokken bij de keuze en vergroot je het draagvlak binnen jouw accountantskantoor. Hierdoor wordt de overstap naar nieuwe CRM-software geen IT-project, maar een gezamenlijke keuze naar een stap vooruit.

Waarom Mijn Kantoor de beste keuze is 

Tegenwoordig zijn er veel spelers op de CRM-markt, maar de meeste oplossingen richten zich vaak op één specifiek aspect: ofwel integraties, ofwel workflow-automatisering, ofwel communicatie met klanten.

Mijn Kantoor is anders.

De software is gebouwd door accountants, voor accountants en brengt alles samen wat je kantoor nodig heeft:

• Specifiek voor accountantskantoren inclusief WWFT- en AVG-ondersteuning
• Volledige integraties met jouw bestaande pakketten
• Centrale plek voor samenwerking: collega’s en klanten werken vanuit hetzelfde platform
• Veilig klantportaal en mobiele app voor het eenvoudig delen, laten accorderen/ondertekenen of uitvragen van bestanden
• Gebruiksvriendelijke interface die snel door het hele team wordt omarmd

Daarnaast biedt Mijn Kantoor handige functionaliteiten zoals dossiers, dashboards en geautomatiseerde workflows. Zo heb je één compleet platform dat zowel intern efficiënt werkt als de samenwerking met klanten versterkt. Win-win. 

Hoog tijd om over te stappen naar de beste CRM-software voor accountantskantoren

Een goed CRM is dé centrale plek voor klantdata en samenwerking. Kies software die ontwikkeld is voor accountants, zodat je niet alleen efficiënter werkt, maar ook sterker samenwerkt met klanten.

Wil je zelf ervaren hoe Mijn Kantoor jouw kantoor kan helpen? Vraag een demo aan en ontdek waarom al 300+ vooruitstrevende accountants-en administratiekantoren kiezen voor onze CRM-software. 

Veelgestelde vragen over CRM-software voor accountantskantoren

Hieronder lees je de meest gestelde vragen én antwoorden. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op. We beantwoorden ‘m graag! 

Wat is het verschil tussen een generiek CRM en CRM voor accountants?

Generieke CRM-software is vaak gericht op sales en facturatie. CRM voor accountants is ingericht op dossiers, compliance en samenwerking met klanten.

Kan CRM-software koppelen met mijn bestaande pakketten (bv. Exact, AFAS)?

Ja, zo biedt Mijn Kantoor koppelig met vrijwel alle accountancy software, onder andere met Nextens, Exact en Twinfield. Zo blijft je data altijd correct en hoef je niets handmatig over te typen.

Is CRM-software verplicht voor accountants (AVG, WWFT)?

Niet verplicht, maar zonder goed CRM loop je grote risico’s op het gebied van compliance en dataveiligheid.

Hoe lang duurt de implementatie van CRM-software?

Dat is afhankelijk van de grootte van je kantoor. Met Mijn Kantoor kun je vaak binnen enkele weken live.

Wat kost CRM-software voor accountantskantoren?

De kosten verschillen per oplossing en afhankelijk van het aantal kantoorgebruikers. De tarieven van Mijn Kantoor lees je op deze pagina, zonder verrassingen.

‍