5 Tips om de prestaties van jouw accountantskantoor te verhogen

Herkenbare uitdagingen voor accountantskantoren

Als accountants- of administratie­kantoor werk je dagelijks met veel klanten, processen en deadlines. In de praktijk lopen veel kantoren tegen dezelfde obstakels aan. Grote kans dat je ze herkent:  

• Losse systemen: veel kantoren gebruiken verschillende software naast elkaar. Dat maakt het bijhouden van klantgegevens tijdrovend en zorgt voor een inefficiënt proces bij communicatie en documentbeheer.
• Lastige klantcommunicatie: klanten bereiken je via e-mail, telefoon of zelfs WhatsApp en diverse portalen. Dit wordt snel onoverzichtelijk en kan leiden tot misverstanden.
• Te veel handmatig werk: taken zoals het bijhouden en vullen van dossiers, klanten herinneren, documenten laten accorderen of ondertekenen, communicatie naar klanten en collega's kosten accountants en belastingadviseurs onnodig veel tijd.
• Excel als rode draad: planningen en voortgangsoverzichten staan vaak in Excel, maar dat is foutgevoelig en zorgt voor inefficiënte werkprocessen. 
• Gebrek aan inzicht: zonder een centrale plek voor klantdata, processen en communicatie is het lastig om goed zicht te houden op lopende projecten en planningen.
• Hoge werkdruk en personeelstekort: vooral in drukke periodes, zoals de BTW-maanden en de periodes waarin het jaarwerk moet worden afgerond, stapelt het werk zich op en ben je je afhankelijk van deadlines en voldoende capaciteit van medewerkers.

Onze top 5 tips voor een efficiënter en succesvoller accountantskantoor

De grote vraag is: hoe los je deze problemen op waardoor je de prestaties van jouw accountantskantoor verhoogt? Hieronder behandelen we de volgende 5 praktische tips:

1. Neem afscheid van Excel
2. Breng alle klantdata en softwaresystemen samen op één plek
3. Automatiseer werkprocessen
4. Centraliseer klantcommunicatie
5. Verbeter inzicht in klantprojecten

1. Neem afscheid van Excel en kies voor software voor accountants

Veel accountantskantoren gebruiken Excel voor planning en voortgangsoverzichten. Handig, maar foutgevoelig en onoverzichtelijk. Gelukkig bestaat er tegenwoordig ook speciale software voor accountants, zoals Mijn Kantoor (dat zijn wij!). Hiermee werk je met automatische planningen en real-time voortgangsinformatie. Dit levert op:

• Minder fouten in planningen
• Direct inzicht in status en deadlines
• Meer grip op werkzaamheden

Vooral voor middelgrote tot grote accountantskantoren in Nederland, met tientallen dossiers tegelijk, is dit een enorme stap vooruit.

2. Breng klantdata en software samen op één plek

Veel accountants en adviseurs werken met losse systemen voor CRM, boekhouding, fiscale aangiftes, salarisverwerking en documentbeheer. Dat maakt het bijhouden van klantgegevens en het centraliseren van het klantdossier onnodig complex. Met slimme integraties, bijvoorbeeld met SharePoint, Exact online, Nextens, Numbrs breng je alle data samen op één plek. Schakelen tussen je favoriete accountancysoftware is daarmee niet langer nodig. En dat zorgt voor efficiëntie en overzicht. 

3. Automatiseer werkprocessen voor een efficiëntere werkwijze

Handmatig planningen opstellen en lijstjes laten bijhouden, met betrekking tot de voortgang, kosten accountantskantoren veel tijd. Met standaardisatie en automatisering verklein je de kans op handmatige fouten en bespaar je kostbare uren. Zo vang je ook pieken in drukke periodes, zoals tijdens de jaarrekeningen in januari, beter op.

Met het platform van Mijn Kantoor starten processen, taken en communicatie automatisch dankzij slimme automatisering. De software biedt aangiftes aan en dient ze na akkoord in. Wel zo handig. Ook fijn: werkzaamheden worden automatisch verdeeld, zodat elke medewerker binnen jullie kantoor precies weet wat te doen en wanneer.

4. Centraliseer klantcommunicatie om chaos te voorkomen

Veel accountantskantoren worstelen met versnipperde klantcommunicatie. E-mails, telefoontjes en berichten via verschillende kanalen, zoals WhatsApp, zorgen voor onduidelijkheid en vertraging. Ook speelt veel communicatie zich af binnen afgesloten mailboxen van collega’s. Dat zorgt voor problemen wanneer medewerkers ziek of met vakantie zijn.

Door klantcommunicatie te centraliseren:

• Staat alle communicatie in één gedeeld klantdossier
• Kan iedere collega direct zien wat er besproken is
• Blijven gevoelige gegevens beter beschermd
  

Extra tip: met de teksttemplates van Mijn Kantoor verstuur je berichten sneller en consistenter, zonder telkens zelf iets te hoeven bedenken.

5. Verbeter inzicht in de voortgang van processen met real-time dashboards

Zonder goed inzicht in klantdossiers, taken en deadlines wordt het sturen op de planning al gauw een flinke uitdaging. Met software die alle informatie omtrent processen centraliseert, zie je in real-time wat de status is van taken, deadlines en compliance. Zo plan je efficiënter en voorkom je onverwachte knelpunten in de workflow.

Bij Mijn Kantoor krijg je een 360°-overzicht van klantdossiers, taken en communicatie. Zo weet je precies wat de status is en waar actie nodig is.

Bonus tip voor veilige communicatie tussen accountant en klant

Samenwerken met collega's en klanten vragt om veilige communicatie. Met een klantportaal en mobiele app die voldoen aan de hoogste beveiligingsstandaarden voorkom je dat vertrouwelijke gegevens via onbeveiligde kanalen zoals e-mail of WhatsApp worden gedeeld. Controleer dus altijd goed of de software die je kiest voldoet aan deze eisen.

Waarom Mijn Kantoor zorgt voor hogere prestaties van jouw accountantskantoor 

Klaar om deze tips in de praktijk te brengen? Met de software van Mijn Kantoor verbeter je de prestaties van jouw accountantskantoor. Automatiseer werkprocessen, centraliseer klantcommunicatie en houd grip op de planning: allemaal vanuit één platform. 

Dankzij integraties met software zoals Sharepoint, Exact online, Nextens, Numbrs en alle andere bekende accountancysoftware, en een klantportaal/mobiele app voor veilige communicatie en documentbeheer, werken kantoren efficiënter en effectiever samen met klanten. Dat betekent niet alleen hogere productiviteit, maar ook een betere klantbeleving en samenwerking binnen het kantoor. Hoe dit precies zit, laten we je graag zien in een persoonlijke demo. 

Veelgestelde vragen over het verbeteren van de prestaties van jouw accountantskantoor

Hieronder beantwoorden we een aantal van de meest gestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op, we beantwoorden 'm graag! 

Waarom is Excel niet geschikt voor accountantskantoren?

Excel is handig voor kleine berekeningen, maar niet voor planningen en klantdossiers. Het is foutgevoelig en niet schaalbaar.

Hoe helpt automatisering bij personeelstekort in accountancy?

Automatisering neemt repeterend werk uit handen, zoals herinneringen en taakverdeling. Daardoor houd je meer tijd over voor advieswerk en klantcontact.

Wat onderscheidt Mijn Kantoor van andere software voor accountantskantoren?

Mijn Kantoor combineert planning, communicatie, klantdossiers en integraties in één platform. Daardoor hoef je niet meer te schakelen tussen losse systemen.

Is Mijn Kantoor geschikt voor alle accountantskantoren in Nederland?

Ja, zowel kleine als middelgrote kantoren profiteren van efficiëntere processen, veilige communicatie en meer grip op deadlines. Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Vraag een persoonlijke demo aan en ontdek hoe jouw accountantskantoor direct kan profiteren.