Waarom inefficiënte communicatie je accountantskantoor duur komt te staan

Gebrekkige communicatie binnen jouw accountantskantoor kost tijd, geld én klanten 

Als er één ding belangrijk is binnen accountants- en administratiekantoren, dan is het communicatie met klant en collega’s. Toch is het vaak precies dáár waar het spaak loopt.

Berichten via mail, WhatsApp, losse notities en verschillende systemen maken communicatie versnipperd en foutgevoelig. Iedereen heeft zijn eigen mailbox, klanten gebruiken verschillende kanalen, en belangrijke informatie belandt al snel in losse overzichten of mapjes.

Het gevolg? Vertragingen, fouten, frustraties én risico’s op het gebied van compliance. En dat komt jouw accountantskantoor duur te staan.

Hieronder lees je hoe inefficiënte communicatie accountantskantoren opbreekt, welke risico’s dit met zich meebrengt en, belangrijker nog, hoe je dit eenvoudig oplost.

Hoe communiceren accountantskantoren nu vaak met klanten en collega’s?

Zoals je als accountant weet: communicatie binnen veel kantoren is nog weinig gestructureerd. Medewerkers kiezen hun eigen voorkeurskanaal en klanten verwachten snelle antwoorden. Daardoor belandt informatie overal en nergens, met als gevolg dat dossiers moeilijk compleet én veilig te houden zijn. De meest gebruikte manieren zijn:

E-mails met losse bestanden

Veel communicatie verloopt nog steeds via e-mail. Maar e-mail is versnipperd en foutgevoelig. Stuur je een aangifte of jaarrekening naar de verkeerde ontvanger? Dan loop je direct een risico op het gebied van AVG.

Daarnaast raken bestanden in eindeloze mailwisselingen gemakkelijk kwijt of bestaan er meerdere versies naast elkaar. Het kost veel tijd om de juiste informatie terug te vinden en dossiers compleet te houden.

WhatsApp en andere niet-veilige kanalen 

Een WhatsAppje is snel verstuurd en handig voor kort contact, maar totaal ongeschikt voor vertrouwelijke klantinformatie. Er is geen centrale vastlegging en berichten zijn moeilijk terug te vinden. Overzicht ontbreekt en de communicatie is allesbehalve AVG-proof.

Persoonlijke mailboxen en mapjes 

Veel communicatie verloopt via persoonlijke mailboxen. Dat is versnipperd, foutgevoelig én problematisch zodra een collega ziek is of met vakantie gaat: anderen hebben geen toegang en klantvragen blijven liggen.

Ook houdt iedere medewerker vaak eigen lijstjes of mapjes bij, waardoor informatie moeilijk te vinden is en dossiers pas na veel heen en weer schakelen compleet raken. Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij klanten én collega’s, maar betekent ook dat de klant vaak de dupe wordt: berichten worden gemist, en zaken moeten dubbel of opnieuw gedaan worden.

Zolang communicatie verspreid plaatsvindt, gaat er altijd tijd en energie verloren. Zonde, want die besteed je liever aan waardevol klantcontact. Terwijl klanten er juist op vertrouwen dat jouw kantoor het overzicht houdt.

Dit zijn de gevolgen van inefficiënte communicatie voor jouw accountantskantoor

Wanneer communicatie binnen jouw accountantskantoor versnipperd is, merk je dat overal in de praktijk. Deadlines worden sneller gemist, dossiers blijven incompleet en medewerkers besteden onnodig veel tijd aan randzaken in plaats van hun kerntaken.

1. Tijdsverlies en handmatig, dubbel werk

Medewerkers besteden uren aan het doorspitten van mailboxen, het doorzoeken van mapjes of het meermaals opvragen van dezelfde documenten. Deze niet-factureerbare tijd gaat ten koste van werkzaamheden die wél waarde toevoegen voor je klant.

2. Foutgevoeligheid en gemiste deadlines

Zonder real-time overzicht blijven documenten hangen in inboxen of worden reminders vergeten. Het gevolg? Een aangifte die te laat wordt ingediend of fouten in de administratie. Dat leidt tot stress in het team en tast het vertrouwen van klanten aan.

3. Compliance-risico’s (AVG/WWFT)

Vertrouwelijke data die via e-mail of WhatsApp gedeeld wordt, levert een groot risico op datalekken. Bovendien schrijft de WWFT voor dat klantonderzoek goed wordt vastgelegd. Als gegevens verspreid staan over verschillende kanalen, is de kans groot dat er iets ontbreekt. De gevolgen: hoge boetes en reputatieschade.

4. Frustratie bij medewerkers en klanten

Onduidelijkheid zorgt voor stress op de werkvloer en irritatie bij klanten. Medewerkers raken gefrustreerd als taken dubbel worden uitgevoerd of als ze telkens dezelfde documenten moeten opvragen. Klanten ervaren jouw kantoor daardoor al snel als rommelig en minder professioneel. En dat wil je natuurlijk voorkomen. 

5. Indirecte kosten en omzetverlies

Hoe meer tijd er verloren gaat aan communicatie, hoe minder schaalbaar en winstgevend je accountantskantoor is. Teams die vooral brandjes blussen, kunnen minder klanten bedienen en groeien minder snel mee met de markt. Op de lange termijn verzwakt dat je concurrentiepositie.

De optelsom hiervan is groot: je verliest niet alleen direct tijd en geld, ook de tevredenheid van klanten en collega’s loopt terug.

Waarom dit jouw accountantskantoor zo veel geld kost 

Inefficiënte communicatie klinkt misschien onschuldig, maar de gevolgen stapelen zich snel op. En dat kost geld.

Denk aan:

• Verborgen kosten. Uren die opgaan aan handmatige en dubbele acties zijn niet factureerbaar.
• Reputatieschade en klantverlies. Rommelige of onveilige communicatie valt klanten direct op. Een negatieve ervaring wordt bovendien snel gedeeld met potentiële klanten. Een klant die vertrekt omdat hij geen vertrouwen heeft in de veiligheid van jouw processen, komt zelden terug. En de gemiste omzet weegt veel zwaarder dan de investering in het verbeteren van je communicatie.
• Compliance-boetes of datalekken. Slecht geborgde AVG- of WWFT-processen brengen grote risico’s met zich mee.
• Minder tijd voor je klant. Alle tijd die verloren gaat aan onnodige of dubbele handelingen kun je niet besteden aan zaken waarmee je écht het verschil maakt voor je klant. Daarmee gaat niet alleen productiviteit verloren, maar ook de kans om klanttevredenheid en loyaliteit te vergroten.
  

Kortom: inefficiënte communicatie kost direct geld én tast het imago van jouw accountantskantoor aan. Gelukkig kan dat ook anders door communicatie goed te regelen. 

Zo maak je de communicatie binnen jouw accountantskantoor wél veilig

Dat inefficiënte communicatie duur is, staat vast. Maar hoe zorg je dat communicatie met collega’s en klanten voortaan wél soepel en veilig verloopt? Gelukkig is dat eenvoudiger dan je denkt. Onderstaande tips helpen je bij het verbeteren van de prestaties van je accountantskantoor. 

Tip 1: Zet alle communicatie centraal op één plek 

Bundel alle berichten, notities, telefoongesprekken en documenten op één platform. Zo voorkom je dat informatie zoekraakt of vastzit in een persoonlijke mailbox. Kies voor software die CRM én communicatie in één combineert, zoals Mijn Kantoor (dat zijn wij!). Deze software fungeert als een schil rondom jouw bestaande systemen, waardoor alle klantcommunicatie overzichtelijk bij elkaar staat.

Tip 2: Kies voor een veilig klantportaal in plaats van e-mail of WhatsApp

Met een klantportaal communiceer je eenvoudig en veilig, waarbij collega’s kunnen meelezen. Moderne portalen bieden bovendien een mobiele app, zodat ondernemers niet afhankelijk zijn van hun computer. Dat maakt processen sneller en efficiënter. In andere sectoren, zoals banken, verzekeraars en zelfs platforms als Marktplaats en Airbnb, is dit al de standaard. 

Tip 3: Automatiseer workflows en reminders

Automatisering bespaart enorm veel tijd. Denk aan automatische reminders voor ontbrekende documenten of accorderingsverzoeken. Met software zoals Mijn Kantoor gaan deze processen automatisch, waardoor medewerkers niet telkens klanten hoeven te bellen of mailen om hen hieraan te herinneren.

Tip 4: Zorg voor real-time inzicht in dossiers 

Met de juiste software zie je in één oogopslag wie wat heeft aangeleverd, welke documenten nog openstaan en of er nog acties nodig zijn. Zo houd je grip op processen, beperk je het aantal e-mails en voorkom je dat dossiers tussen wal en schip raken.

Bovendien worden zowel communicatie als documenten direct gekoppeld aan de juiste klant en automatisch opgeslagen in het juiste dossier, zodat je altijd zeker weet dat alles compleet en vindbaar is.

Zo zie je: met de juiste aanpak is het goed mogelijk om communicatie binnen je kantoor overzichtelijk, veilig en efficiënt te organiseren. Maar in de praktijk blijkt het lastig om dit zelf te borgen met losse tools of eigen lijstjes.

Daarom is het slim om te kiezen voor software die al deze functies aanbiedt, specifiek afgestemd op de accountants- en administratie branche.

Hoe Mijn Kantoor accountants helpt om communicatieproblemen te voorkomen

Mijn Kantoor is ontwikkeld door accountants, voor accountants. We weten precies welke frustraties je voelt en tegen welke uitdagingen je aanloopt in de praktijk. Daarom biedt onze software onder meer:

• Communicatie direct gekoppeld aan je CRM-systeem. Zo kun je altijd rekenen op een 360 graden klantbeeld.
• Veilig documenten delen, laten accorderen en digitaal ondertekenen. Dit helpt jouw accountantskantoor compliant te blijven en AVG-proof te werken.
• Minder heen-en-weer contact. Doordat alle communicatie gebundeld staat in één platform ontstaat er overzicht en rust in je team.
• Geïntegreerde WWFT-checks. Wel zo handig, want zo is het screenen en vastleggen van bedrijven en personen zo geregeld.

Een mooi voorbeeld is accountantskantoor Bloemsma + Faassen, dat met Mijn Kantoor alle communicatie centraliseerde. Het resultaat: efficiëntere samenwerking met klanten én meer rust in het team. 

"Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar oude berichten of collega’s te vragen om updates. Alles staat overzichtelijk in het systeem." - Jan Bloemsma, mede-eigenaar van Bloemsma + Faassen Accountants en Belastingadviseurs

Kies voor efficiënte communicatie met speciale software voor accountantskantoren

Inefficiënte communicatie is een van de grootste verborgen kostenposten voor accountantskantoren. Het leidt tot tijdverlies, fouten, compliance-risico’s en frustratie bij klanten én medewerkers.

Gelukkig is dit probleem eenvoudig op te lossen. Met software waarin CRM en communicatie samenkomen verbeter je direct de samenwerking, werk je veiliger en bespaar je kosten.

Wil je weten hoe jouw accountantskantoor dit kan aanpakken? Ontdek hoe Mijn Kantoor je helpt om veilig en efficiënt te communiceren met klanten en collega’s.

Veelgestelde vragen over inefficiënte communicatie binnen accountantskantoren 

Hieronder zetten we de meestgestelde vragen over inefficiënte communicatie op een rijtje. Staat jouw vraag er niet tussen? Laat het ons weten, we beantwoorden ‘m graag! 

Welke risico’s loop ik als ik via e-mail of WhatsApp documenten deel met klanten?

E-mail en WhatsApp zijn niet AVG-proof. Verstuur je per ongeluk een document naar de verkeerde persoon, dan is er direct sprake van een datalek. Bovendien zijn berichten lastig terug te vinden en ontbreekt er een centrale vastlegging, wat ook voor de WWFT een probleem is.

Hoe helpt software om communicatie binnen een accountantskantoor te verbeteren?

Met de juiste software bundel je alle communicatie en klantdossiers op één plek. Denk aan veilig documenten delen, automatische reminders en real-time inzicht in de status van dossiers. Dat bespaart tijd, verkleint fouten en maakt je kantoor schaalbaarder.

Waarom is het beter om alle communicatie te bundelen dan losse tools te gebruiken?

Losse tools zorgen vaak opnieuw voor versnippering: je CRM staat los van e-mail, WhatsApp of portalen. Met geïntegreerde communicatie heb je direct een 360 graden klantbeeld en voorkom je dubbel werk. Oplossingen zoals Mijn Kantoor zijn speciaal gebouwd om dit voor accountantskantoren eenvoudig en veilig te regelen.

Is het lastig om klanten mee te krijgen in een nieuw communicatieplatform?

Veel kantoren vrezen dat klanten moeite hebben met nieuwe systemen. In de praktijk blijkt dat klanten juist blij zijn met een centrale, veilige omgeving. Zeker als inloggen eenvoudig is, bijvoorbeeld via een klantportaal app, en zij direct zien welke acties of documenten nog openstaan.