CRM software voor accountantskantoren: 5 functies die je niet mag missen

In het kort

• Met CRM software voor accountantskantoren breng je klantgegevens, communicatie en documenten samen op één plek, zodat je direct ziet wat er speelt bij een klant.
• Automatische workflows helpen je om processen zoals aangiftes, documentuitvragen en accorderingen gestructureerd te laten verlopen.
• Veilig documentbeheer en centrale communicatie voorkomen dat klantinformatie verspreid raakt over e-mail, mapjes of persoonlijke appjes.
• Met een platform zoals Mijn Kantoor combineer je CRM, workflows, communicatie en dossiers in één systeem, waardoor je als kantoor overzicht houdt en efficiënter werkt.

Waarom accountantskantoren specifieke CRM software nodig hebben

Veel CRM-systemen zijn ontwikkeld voor salesprocessen. Natuurlijk wil je als accountantskantoor ook nieuwe klanten aantrekken, maar het werk draait vooral om de samenwerking en communicatie met de klant, het beheren van dossiers en deadlines.

In de praktijk betekent dit dat je als accountant dagelijks werkt met:

• klantdossiers
• fiscale deadlines
• documentuitwisseling
• accordering en ondertekenen van aangiftes, jaarrekeningen en andere documenten
• wet- en regelgeving zoals AVG en Wwft

Een standaard CRM houdt hier meestal geen rekening mee, omdat deze systemen vooral zijn ingericht op het binnenhalen van nieuwe klanten en intern georiënteerd zijn. Daardoor blijven kantoren vaak werken met losse systemen voor communicatie, dossiers en workflows.

Moderne software voor accountantskantoren brengt deze onderdelen juist samen op één plek. Zo ontstaat één centrale omgeving waarin alles rondom de klant samenkomt.

Veel accountantskantoren merken pas hoe inefficiënt hun processen zijn wanneer ze overstappen op een centrale oplossing. Dan wordt pas duidelijk hoeveel tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie, het opnieuw opvragen van documenten of het bijhouden van losse lijstjes met daarin de voortgang van bepaalde processen en taken.

5 functies van CRM software die jouw accountantskantoor niet mag missen

Goede CRM software voor accountantskantoren doet meer dan alleen klantgegevens opslaan. Het helpt je om werkprocessen te organiseren, samenwerking te verbeteren en overzicht te houden in dossiers en communicatie. Hieronder lees je vijf functies die echt verschil maken voor jouw accountantskantoor. 

1. Eén centrale plek voor alle klantinformatie

De belangrijkste functie van CRM software voor accountantskantoren is een centraal klantdossier.

In veel kantoren staat klantinformatie verspreid over verschillende systemen. Denk aan adres- en fiscale gegevens, communicatie met klanten of documenten die in verschillende (persoonlijke) mappen staan. Daardoor moeten collega’s vaak zoeken naar informatie en is niet altijd duidelijk wat er met een klant is besproken.

Met een goed CRM-systeem werk je vanuit één plek waar alles samenkomt:

• klantgegevens
• communicatie
• documenten
• taken en workflows

Zo ziet iedere collega direct wat er speelt bij een klant en hoef je niet meer te zoeken in verschillende systemen.

2. Automatische workflows voor terugkerende processen

Veel werkzaamheden binnen een accountantskantoor volgen hetzelfde patroon in een bepaalde frequentie. Denk aan de verschillende aangiftes (BTW, Loonbelasting, IB, VPB), jaarrekeningen of het opvragen van documenten bij klanten. Deze werkzaamheden vinden elke maand, kwartaal of jaar plaats. Als je dit handmatig bijhoudt in e-mail of Excel, kost dat veel tijd en ontstaat er snel onduidelijkheid over de status van een dossier en bij wie het op dat moment onderhanden is.

In goede CRM software voor accountantskantoren worden processen vaak ondersteund met workflows. Daarmee start een proces automatisch en worden taken direct toegewezen aan de juiste medewerker of klant. Hierdoor weet iedereen precies wat er moet gebeuren en wanneer.

Dat levert een aantal duidelijke voordelen op:

• minder handmatig werk
• meer overzicht in deadlines
• minder kans op fouten

3. Veilig documentbeheer en digitale accordering

Documenten spelen een centrale rol in het werk van accountants. Jaarrekeningen, aangiftes en rapportages moeten veilig worden gedeeld met klanten en collega’s. Toch gebeurt dit in veel kantoren nog via e-mail. Dat is niet alleen onoverzichtelijk, maar brengt ook risico’s met zich mee vanuit de AVG.

Goede CRM software voor accountantskantoren biedt daarom functies zoals:

• documenten gestructureerd opvragen bij klanten
• automatische opslag in het juiste dossier
• accorderen of digitaal ondertekenen
• een vaste mappenstructuur per klant
• klanten toegang geven tot een deel van het dossier

Zo blijft ieder dossier compleet en voldoe je eenvoudiger aan wet- en regelgeving zoals de AVG.

4. Centrale klantcommunicatie

Binnen veel accountantskantoren loopt klantcommunicatie via verschillende kanalen: e-mail, telefoon of WhatsApp. Daardoor is het voor collega’s niet altijd duidelijk wat er met een klant is besproken. Zeker wanneer een collega uitvalt of op vakantie is, kan dat voor onduidelijkheid zorgen en ontstaat er vertraging in het proces. Dit leidt tot ontevreden klanten.

Moderne software voor accountantskantoren bundelt alle communicatie in het klantdossier. Zo kunnen collega’s met de juiste rechten direct zien:

• welke bijzonderheden er op een klant spelen
• wat welke collega met een klant heeft besproken
• welke documenten nog ontbreken of taken die nog openstaan
• welke afspraken er zijn gemaakt

Dit voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat dossiers compleet blijven.

5. Integraties met bestaande accountancysoftware

Geen enkel accountantskantoor werkt met één systeem. De kans is groot dat jouw kantoor verschillende systemen gebruikt voor:

• boekhouding
• fiscale aangiftes
• rapportages
• salarisadministratie

Daarom is het belangrijk dat CRM software kan koppelen met deze applicaties. Met goede integraties worden klantgegevens en documenten automatisch gesynchroniseerd tussen systemen. Zo voorkom je dubbele invoer en blijft informatie overal consistent.

Waar je op moet letten bij het kiezen van CRM software voor jouw accountantskantoor

Als je CRM software gaat kiezen voor jouw accountantskantoor, let dan op de volgende belangrijke punten.

1. Past de software bij de dagelijkse praktijk van accountants?

Het systeem moet aansluiten op processen zoals dossiers, aangiftes en klantcommunicatie. Kijk daarom goed of het platform is ingericht voor de accountancypraktijk en niet alleen voor algemene CRM-taken. Hoe beter de software aansluit op je dagelijkse werk, hoe sneller je team ermee aan de slag kan.

2. Werkt het samen met je bestaande software?

Goede integraties voorkomen dubbel werk en fouten. Controleer daarom of de CRM software koppelt met de systemen die jouw kantoor al gebruikt, zoals fiscale pakketten of boekhoudsoftware. Zo hoef je gegevens niet steeds opnieuw in te voeren en blijven klantgegevens overal consistent.

3. Is het systeem eenvoudig te gebruiken?

Software die eenvoudig werkt wordt sneller door het hele team gebruikt. Wanneer medewerkers eerst lange handleidingen moeten lezen, blijft het systeem vaak liggen. Kies daarom voor een oplossing die logisch werkt en snel te begrijpen is voor zowel collega’s als klanten.

4. Ondersteunt het systeem wet- en regelgeving en beveiliging?

Denk aan veilige documentuitwisseling, toegangsrechten en Wwft-screening. Zeker in de accountancy werk je met gevoelige informatie, waardoor beveiliging en privacy een belangrijke rol spelen. Goede CRM software helpt je om hier structureel aan te voldoen.

Wanneer deze elementen goed zijn ingericht, wordt CRM software een centrale plek voor alle klantprocessen binnen jouw kantoor.

Waarom accountantskantoren kiezen voor de CRM software van Mijn Kantoor

Veel CRM-systemen voor accountantskantoren richten zich op één onderdeel van het werk. Bijvoorbeeld alleen klantbeheer of alleen documentuitwisseling. Mijn Kantoor combineert deze functies in één platform.

Je beheert vanuit één omgeving:

• CRM en klantgegevens
• workflows en taken
• documentbeheer
• klantcommunicatie
• integraties met accountancysoftware
  
  

Hierdoor hoef je niet meer te schakelen tussen verschillende systemen en werk je vanuit één centrale plek. Het platform is bovendien ontwikkeld door accountants, voor accountants, waardoor het goed aansluit op de dagelijkse praktijk van de branche.

Als accountantskantoor merk je daardoor direct verschil:

• meer overzicht in klantdossiers
• minder handmatig werk
• betere samenwerking binnen het team

Of zoals Orphy Anches, directeur van OA Finance, het mooi verwoordt:

“Binnen Mijn Kantoor zien we nu onze taken, berichten en dossiers in één oogopslag. Voorheen werkten we met een ticketingsysteem en een CRM-pakket. Dat hebben we nu onder één dak.”

Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan een demo en ontdek hoe je met Mijn Kantoor klantdata, communicatie en werkprocessen samenbrengt in één overzichtelijk platform.

De meest gestelde vragen over CRM software voor accountantskantoren

Hieronder staan een aantal veelgestelde vragen én de antwoorden op een rijtje. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op. We beantwoorden ‘m graag!

Wat is CRM software voor accountantskantoren?

CRM software voor accountantskantoren helpt je om klantgegevens, communicatie, dossiers en werkprocessen centraal te beheren. Hierdoor werk je overzichtelijker en efficiënter samen met klanten en collega’s.

Wat is het verschil tussen een generiek CRM en CRM voor accountants?

Generieke CRM-systemen zijn vaak gericht op salesprocessen. CRM software voor accountants ondersteunt juist dossiers, compliance, (fiscale)procesautomatisering, documentuitwisseling en samenwerking met klanten.

Kan CRM software koppelen met mijn bestaande accountancysystemen?

Ja. Goede software voor accountantskantoren biedt integraties met veelgebruikte applicaties zoals Exact Online, Twinfield en Nextens.

Is CRM software verplicht voor accountantskantoren?

CRM software is niet verplicht, maar helpt wel om dossiers compleet te houden en te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG en Wwft.

Hoe kies je de beste CRM software voor accountantskantoren?

Let vooral op functies zoals centrale klantdossiers, workflow-automatisering, veilige communicatie en integraties met bestaande software voor accountantskantoren.Twijfel je waar je op moet letten bij het kiezen van een oplossing? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.

‍