Wwft-verplichtingen voor je accountantskantoor: een handmatig proces of met Mijn Kantoor

In het kort

• De Wwft-verplichting (cliëntenonderzoek, UBO-screening, continous monitoring) geldt voor elk accountants- en administratiekantoor
• Een handmatig Wwft-proces met checklists, losse tools en mappen kost tijd en is foutgevoelig
• Een gemist of onvolledig Wwft-dossier valt pas op bij een controle, en dan is het te laat om het te herstellen
• Doorlopende monitoring van klanten met een hoog risico is met handmatige herinneringen nauwelijks vol te houden
• Mijn Kantoor automatiseert UBO-screening, ID-verificatie, Wwft-checks en monitoring en legt alles direct vast in het klantdossier
• Mijn Kantoor is tot 80% voordeliger dan andere Wwft-tools en werkt direct samen met je bestaande software

Wat houdt de Wwft-verplichting in voor jouw accountantskantoor? 

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht accountants- en administratiekantoren tot cliëntenonderzoek voordat én tijdens een klantrelatie. 

Met andere woorden betekent dat: de identiteit van je klant vaststellen, de UBO’s (uiteindelijk belanghebbenden) in kaart brengen, controleren op PEP- en sanctielijsten en het risico van de klant blijvend in de gaten houden.

Voor de meeste kantoren draait dit om drie terugkerende taken: 

• Eenmalig onderzoek bij de start van een klantrelatie
• Opnieuw controleren bij wijzigingen in de structuur van een klant
• Doorlopende monitoring bij klanten met een verhoogd risico

Je moet elke stap ook kunnen aantonen. Zonder dossier geen bewijs, en zonder bewijs geen naleving.

Zo pakken de meeste accountantskantoren de Wwft-verplichting nu aan

Bij veel kantoren loopt het Wwft-proces via een combinatie van een losse Wwft-checker, een kopie van het identiteitsbewijs in een mapje en een KVK-uittreksel dat iemand handmatig heeft opgezocht om de UBO-structuur te bepalen. 

De uitkomst van de check wordt los opgeslagen, soms als pdf, soms als screenshot in een mail. Vervolgens typt een van de medewerkers het resultaat over in het klantdossier. Dit hele proces kost onnodig veel tijd én is foutgevoelig. Een menselijke fout sluipt er zo in. 

Continuous monitoring bestaat in de praktijk vaak uit een terugkerende taak in de agenda: “check UBO’s opnieuw” over zes maanden. Die herinnering verdwijnt bij drukte, vakantie of een personeelswissel al gauw naar de achtergrond. 

En zolang niemand die taak oppakt, blijft een klant met een hoog risico gewoon onder de radar.

De risico’s van een handmatig Wwft-proces

Het probleem zit meestal niet in de wil om het goed te doen. Het zit erin dat alles afhangt van één medewerker die op dat moment goed oplet of de Wwft-screening al is gebeurd. En dat heeft in de praktijk een paar concrete gevolgen voor jouw accountantskantoor.

Tijd die opgaat aan administratie

Elke Wwft-check kost een paar handelingen: opzoeken, screenshot maken, opslaan, overtypen in het dossier. Bij een kantoor met honderden klanten tikt dat flink door. Uren die je liever aan klanten besteedt dan aan administratie.

Een dossier dat niet compleet is

Staat het bewijs van een Wwft-check verspreid over mail, een aparte tool en een mapje op de server? Dan is het bij een controle van de toezichthouder lastig aantonen dat je het onderzoek grondig en op tijd hebt gedaan. Een ontbrekend document weegt zwaarder dan een check die je wél hebt uitgevoerd, maar even niet kunt terugvinden.

Monitoring die er ongemerkt bij inschiet

Je controleert een klant met een risicoprofiel meestal pas weer bij de volgende geplande check, niet op het moment dat er echt iets verandert. Verandert de UBO-structuur van een klant tussendoor? Dan loopt die klant gewoon door, soms wekenlang, zonder dat iemand het doorheeft. En bij een controle van de toezichthouder maakt het niet uit of het uiteindelijk goed zat. Het gaat erom of jouw kantoor het op tijd had gezien.

Een groter risico op datalekken

Identiteitsbewijzen en UBO-gegevens die via de mail rondgaan of in losse mappen staan, zijn nu eenmaal lastiger te beveiligen dan gegevens die op één centrale, afgeschermde plek staan.

Onnodig hoge kosten voor twee systemen naast elkaar

Een losse Wwft-checker naast je CRM betekent in de praktijk twee abonnementen voor dezelfde taak: één voor het CRM en één voor de screening zelf, vaak met overlappende functionaliteit die je dubbel betaalt. Dat merk je niet in één keer, maar wel maand na maand op de facturen van je kantoor.

Zo werkt een geautomatiseerd Wwft-proces

Een geautomatiseerd Wwft-proces betekent dat screening, verificatie en monitoring niet meer los van elkaar en handmatig gebeuren, maar gekoppeld zijn aan je klantdossier. Zodra je iets vastlegt of de status van een klant verandert, lopen de bijbehorende Wwft-stappen vanzelf mee, zonder dat je een apart systeem hoeft te raadplegen of iets hoeft over te typen.

Bij de Wwft-module van Mijn Kantoor werkt dat zo: je start de UBO-screening vanuit het klantdossier, en die controleert direct op PEP- en sanctielijsten en legt de uitkomst vast in het dossier, in plaats van dat je zelf een KVK-uittreksel moet uitpluizen.

Een klant identificeert zichzelf via de app met een foto van zijn of haar ID en een selfie, en die gegevens komen automatisch in het systeem terecht. Zet je voor een klant met een hoog risico continuous monitoring aan, dan houdt de software die klant zelf in de gaten en krijg je een melding zodra er iets verandert.

Hieronder zie je hoe de Wwft-module van Mijn Kantoor zich verhoudt tot een handmatig proces.

Een handmatig proces of de Wwft-module van Mijn Kantoor: het verschil in de praktijk

Onderdeel

Een handmatig Wwft-proces

De Wwft-module van Mijn Kantoor

UBO-screening

Los opzoeken via KVK en zelf uitzoeken en documenteren

Automatische screening op PEP- en sanctielijsten, direct zichtbaar in CRM en dossier

ID-verificatie

Kopie van het ID apart bewaren, handmatig controleren

Verificatie via foto en selfie in de app, automatisch vastgelegd, AVG-proof

Wwft-check

Los systeem raadplegen, resultaat overtypen in dossier

Eén druk op de knop, resultaat automatisch als pdf in het Wwft-dossier

Continuous monitoring

Handmatige herinnering instellen (en soms vergeten)

Met één druk op de knop continu actief voor klanten met een hoog risico

Dossiervorming

Verspreid over mail, losse tools en mappen

Centraal, doorzoekbaar en gekoppeld aan het klantdossier

Wat een geautomatiseerd Wwft-proces jouw accountantskantoor oplevert

Kantoren die overstappen van een handmatig proces naar geautomatiseerde Wwft-screening zien het verschil vooral terug in drie dingen: minder tijd kwijt aan zoeken en overtypen, meer zekerheid dat een dossier compleet en correct is op het moment dat het ertoe doet, en lagere kosten omdat screening, verificatie en monitoring niet meer verspreid staan over losse abonnementen.

Jan Bloemsma, mede-eigenaar van Bloemsma + Faassen (2 vestigingen, 30 medewerkers), deed de Wwft-check voorheen handmatig via verschillende bronnen. "Nu doe ik het met een paar klikken, net zoals een zoekopdracht in Google. Het bespaart me enorm veel tijd."

Minder handmatig werk, meer zekerheid dat de check klopt en minder geld kwijt aan losse abonnementen: dat is precies waar een geautomatiseerd Wwft-proces in de praktijk voor zorgt.

Automatiseer je Wwft-verplichting met Mijn Kantoor

Een handmatig Wwft-proces werkt, tot het moment dat een dossier onvolledig blijkt of een controle net iets grondiger is dan verwacht. De Wwft-module van Mijn Kantoor brengt UBO-screening, ID-verificatie, Wwft-checks en continuous monitoring samen in dezelfde omgeving als je CRM en dossier, in plaats van dat je daar een apart contract met een andere leverancier voor afsluit.

Aparte systemen en handmatig overtypen zijn daarom niet langer nodig, en kantoren die overstappen zien daardoor tot 80% lagere kosten ten opzichte van een losse Wwft-tool. Zo voldoe je eenvoudig aan de Wwft-verplichting, tegen lagere kosten dan met losse tools.

In een persoonlijke demo van dertig minuten laten we graag zien hoe de Wwft-module werkt voor jouw accountantskantoor. 

Veelgestelde vragen over Wwft-verplichtingen voor accountantskantoren

Hieronder lees je een aantal vragen die ons vaak worden gesteld. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op. We helpen je graag! 

Wat houdt de Wwft-verplichting voor een accountantskantoor precies in?

De Wwft verplicht accountants- en administratiekantoren tot cliëntenonderzoek: de identiteit van de klant vaststellen, de UBO’s in kaart brengen, controleren op PEP- en sanctielijsten en het risico van de klant doorlopend monitoren. Elke stap moet aantoonbaar zijn vastgelegd in het klantdossier.

Hoe houd je Wwft-compliance overzichtelijk als je accountantskantoor meerdere teams of vestigingen heeft?

Hoe groter het accountantskantoor, hoe lastiger het wordt om Wwft-dossiers, UBO-screenings en monitoring handmatig op elkaar afgestemd te houden tussen teams en vestigingen. Met de software voor accountantskantoren van Mijn Kantoor ziet elk team dezelfde compliance-status van een klant, ongeacht wie de laatste check heeft uitgevoerd of welke vestiging de klant bedient.

Wat zijn de grootste risico’s van een handmatig Wwft-proces?

De belangrijkste risico’s zijn tijdverlies door handmatig overtypen en zoeken, onvolledige dossiers doordat bewijs verspreid staat over mail en losse tools, monitoring die stilvalt zodra een herinnering wordt gemist, en een groter datalek-risico bij het rondsturen van identiteitsbewijzen en UBO-gegevens per mail.

Hoe automatiseer je UBO-screening en Wwft-checks binnen je accountantskantoor?

Met speciale software zoals de Wwft-module van Mijn Kantoor voer je een UBO-screening, ID-verificatie of Wwft-check uit met één druk op de knop. Het resultaat wordt automatisch vastgelegd in het CRM en als pdf opgeslagen in het Wwft-dossier van de klant, inclusief de mogelijkheid om doorlopende monitoring aan te zetten voor klanten met een hoog risico.

Ons accountantskantoor doet de Wwft-check al jaren handmatig en dat gaat prima, waarom zouden we dat veranderen?

Een begrijpelijke vraag, vooral als er nog nooit een dossier is afgekeurd. Toch zit het risico juist in het aantonen ervan: zolang bewijs verspreid staat over mail, losse tools en mappen, kun je bij een controle lastig aantonen dat elke check op tijd en volledig is uitgevoerd. Een geautomatiseerd Wwft-proces verandert niets aan de zorgvuldigheid die je nu al toepast, het legt alleen vast wat je al doet, op een plek waar je het altijd kunt terugvinden. 

Wat kost een Wwft-check via Mijn Kantoor?

Binnen de software van Mijn Kantoor is de Wwft-screening geen los abonnement dat je erbij afsluit, maar gewoon onderdeel van het CRM. Je betaalt per uitgevoerde controle, vanaf €1,25 per Wwft-check, in plaats van een volledig apart contract voor een losse Wwft-tool. Daardoor kom je in de praktijk tot wel 80% goedkoper uit dan wanneer je een losse Wwft-checker naast je CRM zou gebruiken. Voor de actuele tarieven per dienst verwijzen we naar de tarievenpagina.

‍