Hoe Waterland Accountants digitaliseert én tijd wint met Mijn Kantoor en Fortes

Waarom Waterland Accountants koos voor software die meebeweegt

Toen Toni Mayas samen met twee oud-collega’s Waterland Accountants overnam, was één ding meteen duidelijk: om te kunnen groeien, moest het kantoor digitaliseren. Ze deden nog veel met de hand. Zo lag er voor de facturatie elke maand een stapel papier op tafel, en ook klantgegevens bijhouden kostte veel tijd en ging te vaak fout.

In de zoektocht naar efficiëntere manieren van werken kwam Toni in contact met Fortes en Mijn Kantoor: twee softwarepakketten speciaal ontwikkeld voor accountants. Hij wilde software die het werk eenvoudiger maakt, niet moeilijker. En vooral: software die meebeweegt met hun manier van werken.

Nu werkt het team van Waterland Accountants volledig online. En dat maakt een wereld van verschil. We spraken Toni over zijn ervaring met Fortes en Mijn Kantoor.  

Van papierwerk naar grip op facturatie met Fortes 

Voorheen verliep de facturatie via een omslachtig proces met notities, papieren en veel overleg. “De secretaresse kreeg printjes van de relatiebeheerders en voerde die handmatig in,” vertelt Toni. “Vaak moesten we achteraf uitleg geven aan klanten.”

Met de software van Fortes voor urenregistratie en facturatie gaat dit nu allemaal digitaal. Relatiebeheerders zijn daarom nu zelf verantwoordelijk voor de facturatie. “Zij weten precies wat er speelt bij een klant en kunnen sneller en beter factureren. Dat scheelt ons als directie veel tijd én voorkomt fouten.”

Waterland werkt met allerlei prijsmodellen: vaste bedragen, voorschotten, uurtarieven of combinaties daarvan. “De meeste pakketten kunnen dat niet goed aan,” zegt Toni. “Fortes doet dat wel, dat gaf de doorslag.”

Dankzij Fortes:

• factureren relatiebeheerders rechtstreeks vanuit klantafspraken,
• is meerwerk makkelijk vast te leggen,
• gaan facturen sneller de deur uit,
• en is de foutgevoeligheid flink afgenomen.

Daarnaast biedt de koppeling met Power BI dashboards voor inzicht in uurtarieven, productiviteit en openstaande posten. “We sturen nu op data in plaats van onderbuikgevoel.” Maar: naast grip op facturatie wilde Waterland ook meer overzicht in klantdata.

Mijn Kantoor als centrale bron van klantinformatie

Het platform van Mijn Kantoor brengt alle klantinformatie samen op één plek. Dankzij automatische werkprocessen en inzicht in klantdossiers heeft het team van Waterland Accountants nu helder overzicht. Schakelen tussen systemen is niet langer nodig. 

“Vroeger moesten we wijzigingen in vijf verschillende systemen doorvoeren,” zegt Toni. “Als je er eentje vergat, ontstonden fouten en vertraging.” Met Mijn Kantoor voer je een wijziging één keer door, en die wordt automatisch gesynchroniseerd met Fortes, Exact Online en Nextens. Dat scheelt tijd én voorkomt miscommunicatie.

Wat Mijn Kantoor uniek maakt, is de manier waarop het samenwerkt met andere software. “Tijdens onze zoektocht naar een goed CRM-systeem dat echt koppelt met onze bestaande tools, was er eigenlijk maar één serieuze optie,” vertelt Toni. “De mensen achter Mijn Kantoor denken mee, bouwen door en zijn flexibel.”

Precies die flexibiliteit maakte het voor Waterland makkelijk om de prestaties van hun accountantskantoor te verbeteren. 

Geen dubbel werk meer, maar focus op de klant

Misschien vraag je je af: waarom zou je Fortes én Mijn Kantoor gebruiken? Beide systemen werken ook goed los van elkaar, maar door de combinatie haalt Waterland Accountants het maximale uit de voordelen. Dat zit zo:

Klantgegevens, urenregistratie en facturatie zijn allemaal aan elkaar gekoppeld. Zo sluit alles op elkaar aan. De koppeling tussen Mijn Kantoor en Fortes zorgt voor minder fouten, snellere facturatie en meer grip op cashflow. Maar vooral: als accountantskantoor kun je je weer richten op de klant, in plaats van op administratie. 

En dat is precies wat Toni met Waterland Accountants voor ogen had toen ze met Fortes en Mijn Kantoor aan de slag gingen.

Software gemaakt door mensen uit de accountancy

Volgens Toni zit de kracht van Fortes en Mijn Kantoor in het feit dat ze zijn gebouwd door mensen uit de accountancywereld. “Ze snappen hoe onze branche werkt. Alles is logisch opgebouwd en sluit aan op onze dagelijkse praktijk.”

Een ander belangrijk voordeel zijn de integratiemogelijkheden. “We zijn niet afhankelijk van één grote softwareleverancier,” zegt Toni. “Mijn Kantoor koppelt met veel andere pakketten zoals Exact Online, Nextens en ValidSign. Daardoor kunnen we blijven kiezen wat het beste past bij onze werkwijze.”

De samenwerking met beide partijen voelt niet als een klassieke softwareleverancier en klantrelatie. “De lijntjes zijn kort. Als ik een vraag heb of iets mis in een koppeling, wordt er direct geschakeld. Dat maakt het echt een samenwerking.”

De samenwerking tussen Fortes en Mijn Kantoor werkt goed en dat merkt Waterland Accountants elke dag in de praktijk.

Efficiënter werken, zonder in te leveren op kwaliteit

Het accountantskantoor werkt nu sneller, foutlozer en klantgerichter. “We factureren sneller, krijgen eerder betaald en houden meer tijd over voor ons werk,” vertelt Toni Mayas.

Zo merkt Waterland Accountants het verschil in de praktijk:

• Facturen kunnen meteen de deur uit zodra het werk klaar is
• Betalingen komen sneller binnen
• Minder kans op fouten, dankzij automatische koppelingen
• Minder afstemming nodig tussen collega’s
• De directie stuurt niet meer op gevoel, maar op data

“Deze manier van werken past bij onze groei,” vertelt Toni. “We zijn klaar voor de toekomst.” En die toekomst bouwen ze verder uit met Fortes en Mijn Kantoor.

Toni’s tip voor andere accountantskantoren

We vroegen Toni wat hij zou zeggen tegen accountantskantoren die overwegen om met Fortes en Mijn Kantoor te gaan werken. Zijn antwoord kwam zonder twijfel:

“Wil je flexibel blijven en niet vastzitten aan één grote softwareleverancier? Kies dan voor de combinatie van Fortes en Mijn Kantoor. Beide software is specifiek gebouwd voor accountants, koppelt met bijna alles, en de teams denken écht met je mee. Voor ons werkt het. En ik weet zeker dat het voor veel andere kantoren ook zo zal zijn.”

Ontdek wat Mijn Kantoor voor jouw kantoor kan betekenen

Plan een vrijblijvend gesprek in. In 30 minuten laten we zien hoe je aan de slag gaat met slimmer, veiliger en klantgerichter werken met Mijn Kantoor. Ook vertellen we je graag hoe een koppeling met een integratie als Fortes jouw kantoor verder kan helpen.