Overstappen op nieuwe software voor accountantskantoren: zo voorkom je fouten en vertraging

In het kort

• Een overstap naar nieuwe software voor accountantskantoren gaat vaak mis doordat alles in één keer wordt overgezet, in plaats van een gefaseerde aanpak
• De grootste risico's zitten in lopende klantdossiers: gemiste deadlines, dubbele invoer en Wwft-controles die stilvallen
• Met vijf concrete stappen, van vooraf in kaart brengen tot gefaseerd uitrollen, hou je fouten en vertraging beheersbaar
• Plan de overstap waar mogelijk in een rustigere periode, zodat je team de ruimte heeft om te wennen
• Met Mijn Kantoor stap je over zonder je bestaande boekhoud- en aangiftesoftware los te laten, dossiers blijven gewoon bereikbaar tijdens de overgang

Waarom overstappen op nieuwe software voor accountantskantoren vaak misgaat 

Een overstap naar nieuwe software voor accountantskantoren mislukt zelden door het product zelf. Meestal ligt de oorzaak bij de aanpak: het oude en nieuwe systeem worden in één weekend gewisseld, zonder testperiode, en data wordt handmatig overgetypt in plaats van gekoppeld, waardoor er fouten in sluipen. Medewerkers krijgen te weinig tijd om te wennen aan nieuwe werkprocessen. En klanten horen vaak pas iets over de overstap als ze zelf iets missen.

Het gevolg: dossiers die tijdelijk onvindbaar zijn, taken die dubbel of juist helemaal niet worden opgepakt, en een team dat de gevolgen moet opvangen bovenop de reguliere werkdruk.

Welke risico's brengt een overstap naar nieuwe software met zich mee voor lopende klantdossiers?

Bij een overstap naar nieuwe software zit het grootste risico niet in de techniek, maar in wat er met lopende dossiers gebeurt terwijl je overstapt. Klantdossiers staan nooit stil: er lopen aangiftes, er moeten documenten worden geaccordeerd en Wwft-controles vragen doorlopende aandacht. Val je met een overstap midden in dat proces, dan loop je het risico dat een deel van die informatie tijdelijk niet compleet of niet vindbaar is.

Gevolgen die je pas merkt als het te laat is

Concreet gaat het om deadlines die worden gemist doordat een taak niet is overgezet, klantgegevens die dubbel of juist niet worden ingevoerd, en documenten die zoekraken tussen een oud archief en een nieuw systeem.

Dit risico neemt toe naarmate een kantoor groter is: bij meerdere klantteams is het al snel onduidelijk wie welk dossier onder zijn of haar hoede heeft tijdens de overgang, wat weer kan leiden tot onduidelijkheid over wat er met een klant is afgesproken.

Zo voorkom je fouten en vertraging bij het overstappen naar nieuwe software

Fouten en vertraging bij de overstap naar nieuwe software voorkom je met een gefaseerde aanpak in vijf stappen. Zo weet je vooraf wat er verandert, wanneer, en wie waarvoor verantwoordelijk is, voordat je kantoorbreed overstapt.

1. Breng in kaart wat de overstap raakt 

Zet vooraf op een rij welke dossiers, deadlines en Wwft-controles invloed ondervinden van de overstap, zodat je weet waar extra aandacht nodig is.

2. Kies software die naast je bestaande systemen werkt

Een van de grootste risico's bij overstappen is dat je in één keer je hele applicatielandschap moet vervangen, inclusief boekhoud- en aangiftepakketten waar je al jaren mee werkt. Dat hoeft niet: er bestaat ook software die naast je bestaande pakketten werkt in plaats van ze te vervangen.

Mijn Kantoor is daar een voorbeeld van. Deze software voor accountantskantoren werkt als schil rondom pakketten als Exact, Twinfield, Nextens of AFAS, zodat je ze niet hoeft te vervangen.

3. Plan de overstap in een rustigere periode

Midden in het aangifteseizoen aan een nieuwe werkwijze beginnen vergroot het risico op fouten. De maanden na de piekdrukte, wanneer de vennootschapsbelasting en de BTW-aangiftes van het tweede kwartaal achter de rug zijn, lenen zich beter voor een softwarekeuze en de implementatie die daarop volgt.

4. Start gefaseerd met een pilotteam of een beperkt deel van je klantportefeuille

Controleer of dossiers, taken en Wwft-gegevens goed zijn overgekomen, en breid pas daarna uit naar de rest van het kantoor. Zo blijft je oude systeem als vangnet beschikbaar totdat je zeker weet dat het nieuwe systeem het overneemt.

5. Betrek je team en je klanten op tijd

Leg medewerkers uit wat er verandert en waarom, en geef ze training voordat ze zelfstandig in het nieuwe systeem werken. Laat ook klanten vooraf weten dat er iets verandert, bijvoorbeeld in hoe ze documenten aanleveren, en controleer na de livegang steekproefsgewijs of dossiers en klantgegevens volledig zijn overgekomen.

Voorbeeld uit de praktijk: hoe Kromhout overstapte naar nieuwe software zonder klantdossiers te laten liggen

Kromhout accountants & belastingadviseurs werkte jarenlang met een verouderd systeem op een lokale server, met losse exports en handmatige koppelingen naar andere programma's. Eigenaar Farid el Mazoughi omschrijft het zo: "Ons systeem was verouderd, inefficiënt en integreerde niet goed met andere programma's." Het accountantskantoor besloot over te stappen naar Mijn Kantoor.

De overstap werd gefaseerd aangepakt: het nieuwe systeem werd eerst ingericht en getest met een beperkte groep klanten, voordat het kantoor volledig overging. Tijdens dat traject kwam een expert van Mijn Kantoor regelmatig langs om alles samen door te nemen, aangevuld met interne trainingsmateriaal voor het team.

Het resultaat: klantgegevens en documenten samen in één CRM, geen losse portalen of exports meer, en een team dat de overstap gecontroleerd kon opbouwen in plaats van in één keer om te hoeven schakelen. 

Welke software voor accountantskantoren maakt de overstap makkelijker?

Software die speciaal is ontwikkeld voor accountantskantoren maakt de overstap behapbaarder, omdat je niet in één keer je hele applicatielandschap hoeft te vervangen. Zo werkt Mijn Kantoor als schil rondom de boekhoud- en aangiftesoftware die je al gebruikt, met 50+ integraties, waaronder Exact, Twinfield, Nextens en AFAS.
Klantdossiers, communicatie en Wwft-controles komen daardoor samen op één centrale plek, zonder dat je bestaande pakketten worden losgelaten.

De implementatie verloopt in drie stappen (CRM en dossier inrichten, data koppelen, teams aan klanten koppelen) en wordt begeleid door een expert die meedenkt over een logische volgorde.

Wil je weten hoe dat er voor jouw kantoor uit zou zien? Boek een demo. Samen bespreken we hoe de overstap voor jouw team eruit kan zien.

Veelgestelde vragen over overstappen op nieuwe software voor accountantskantoren

Hieronder staan een aantal veelgestelde vragen én de antwoorden op een rijtje. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met Mijn Kantoor.

Hoe lang duurt het gemiddeld om over te stappen op software voor accountantskantoren?

Hoe lang de overstap naar nieuwe software duurt, verschilt per leverancier en de hoeveelheid data en koppelingen die je meeneemt. Bij Mijn Kantoor duurt dit gemiddeld ongeveer twee maanden: CRM en dossier inrichten, data importeren en koppelen, en teams aan hun klanten koppelen.

Moet ik bij het overstappen op nieuwe software mijn huidige boekhoud- en aangiftepakketten vervangen?

Dat hangt af van het type software. Sommige leveranciers vervangen je hele applicatielandschap, andere partijen zoals werken als schil rondom bestaande boekhoud- en aangiftepakketten zoals Exact, Twinfield, Nextens en AFAS. Mijn Kantoor is een voorbeeld van dat laatste: je CRM en werkomgeving veranderen, je bestaande pakketten blijf je gewoon gebruiken.

Wat zijn de grootste risico's van de overstap naar nieuwe software voor lopende klantdossiers?

De grootste risico's zijn dossiers die tijdelijk onvindbaar zijn, deadlines die worden gemist doordat een taak niet goed is overgezet, en Wwft-controles die tijdens de overgang blijven liggen. Vooral bij kantoren met meerdere klantteams of vestigingen is het risico groot dat niet iedereen weet wie welk dossier tijdens de overstap beheert.

Is overstappen op nieuwe software niet te riskant tijdens een druk seizoen zoals het aangifteseizoen?

Ja, midden in het aangifteseizoen overstappen vergroot het risico op fouten aanzienlijk, omdat je team dan al onder druk staat. Plan een overstap naar nieuwe software daarom bij voorkeur in een rustigere periode, zoals de maanden na de piekdrukte van het tweede kwartaal, zodat er ruimte is om te testen en te wennen voordat de volgende piek aanbreekt.

Hoe voorkom je dat klantcommunicatie verloren gaat tijdens het overstappen naar nieuwe software?

Informeer klanten vooraf over wat er verandert, bijvoorbeeld in de manier waarop ze documenten aanleveren of met je kantoor communiceren. Kies daarnaast voor software voor accountantskantoren waarin communicatie en dossier aan elkaar gekoppeld zijn, zodat berichten en documenten niet verspreid raken over oude en nieuwe systemen tijdens de overgang.

Wat gebeurt er met eerder vastgelegde Wwft-dossiers en klantgegevens bij een overstap naar nieuwe software?

Bij een gefaseerde overstap met goede data-koppeling blijven eerder vastgelegde Wwft-controles en klantgegevens gewoon beschikbaar en actueel. Controleer na de livegang altijd steekproefsgewijs of risicobeoordelingen en klantgegevens volledig en correct zijn overgekomen, zodat compliance niet in het geding komt.

Wanneer is het beste moment in het jaar om als accountantskantoor over te stappen op nieuwe software?

De periode na het aangifteseizoen en de vennootschapsbelasting is voor veel kantoren het rustigste moment, en daarmee het meest geschikt voor een overstap naar nieuwe software. Dat hoeft niet aan een vaste maand te hangen: het gaat om de rustige periode die volgt op jouw piekdrukte, wanneer die ook precies valt voor jouw kantoor.

‍